いつも当院をご利用いただき、ありがとうございます。

当院では、患者さまからのお電話によりスムーズに対応できるよう、AI電話を導入いたしました

「電話をかけたらAIが応答したので驚いた」

「機械とどうやって話せばいいの？」

「話した内容はスタッフに伝わるの？」

初めてAI電話をご利用になる方は、戸惑われることもあるかと思います。

今回は、AI電話を導入した理由や使い方、電話でお話しいただいた後の流れについてご紹介します。

1．なぜAI電話を導入したの？

クリニックには毎日、診療時間の確認や予約の変更、症状についてのご相談など、さまざまなお電話をいただきます。

スタッフは電話対応のほかにも、受付業務や診療のサポートなど、多くの業務を行っています。

そこで当院では、電話対応をサポートし、患者さまからのお問い合わせによりスムーズに対応できるよう、AI電話を導入しました。

AI電話を活用することで、スタッフが診療や窓口での対応にも集中できる環境づくりを目指しています。

2．AI電話では、どんなお問い合わせができるの？

当院のAI電話では、主に次のようなお問い合わせを受け付けています。

📅 予約の変更・キャンセル

予約の変更やキャンセルについて、AIにお伝えください。

🕒 診療時間などのお問い合わせ

診療時間など、確認したいことをAIにお話しください。

👂 症状や受診についてのご相談

気になる症状や受診についての質問も、AIにお伝えいただけます。

3．お話しいただいた後は、どうなるの？

お問い合わせの内容によって、その後の対応が異なります。

📌 症状や質問についてのお問い合わせ

AIが会話の内容を受け付け、「スタッフにお伝えしておきます」とご案内します。

その後、クリニックで内容を確認し、必要に応じてスタッフから改めてお電話いたします。

AIがその場ですべての質問に回答する仕組みではありませんので、ご了承ください。

📌 予約のキャンセル

予約キャンセルのお申し出をAIが受け付け、「承りました」とご案内します。

この案内があった場合は、キャンセルの受付が完了したものとして、電話を終了していただけます。

※予約変更など、ほかのお手続きについては、AIの案内に従ってご利用ください。

4．AI電話を上手に使う4つのポイント

AI電話をスムーズにご利用いただくために、次のポイントを意識してみてください。

① AIの案内を最後まで聞きましょう

電話がつながると、AIが音声でご案内します。

まずは案内を最後まで聞いてから、お話しください。

② ゆっくり、はっきり話しましょう

早口にならないよう、ゆっくりお話しいただくと、内容が伝わりやすくなります。

③ 短い言葉で、一つずつ伝えましょう

一度にたくさんのことを話すよりも、用件を短く伝えるのがポイントです。

例えば……

• 「予約をキャンセルしたいです」
• 「診療時間を知りたいです」
• 「鼻の症状について相談したいです」

このように、まずは用件を簡潔に伝えてみてください。

④ 最後の案内を確認してから電話を切りましょう

AIからの案内には、次の対応につながる大切な情報が含まれています。

症状や質問については、スタッフに伝える旨の案内を確認しましょう。

5．折り返しのお電話について

お話しいただいた内容をスタッフが確認し、必要に応じて改めてお電話いたします。診療状況やお問い合わせ内容によっては、ご連絡までにお時間をいただく場合がございますので、あらかじめご了承下さい。

6．皆さまに安心してご利用いただくために

AI電話は、患者さまと当院をつなぐ新しい仕組みです。

初めてのご利用では戸惑うこともあるかと思いますが、AIの案内を聞きながら、ゆっくりお話しいただければ大丈夫です。

当院では、これからも患者さまに安心して受診していただけるよう、よりよい診療環境づくりに努めてまいります。

皆さまのご理解とご協力を、よろしくお願いいたします。